Lorsque l’équipe a établi un modèle fonctionnel et contractuel, elle s’entend pour mener un processus de collaboration aussi fréquent qu’efficace. L’un des résultats de la réunion de démarrage doit viser à constituer des sous-équipes chargées d’organiser et d’exécuter des tâches particulières, et de confier la responsabilité d’exercer un suivi des progrès en fonction des objectifs de rendement sur le plan écologique. Les membres de l’équipe peuvent travailler respectivement et de façon distincte sur des questions qui cadrent avec leur spécialité, mais ils doivent se réunir à nouveau tous ensemble, à des moments déterminés, afin de mener des discussions approfondies. L’équipe doit aussi élaborer un processus de cheminement à l’égard de chaque intervalle entre les réunions, et programmer des réunions plus restreintes à l’intention de sous-groupes déterminés lorsqu’il est possible d’établir des synergies. L’Integrated Process ANSI Consensus National Standard Guide, publié en 2012 par l’Institute for Market Transformation to Sustainability, expose un modèle de mise en place d’un processus intégré et d’orientation en vue d’organiser chaque atelier et de choisir des équipes de collaborateurs. Par exemple, dans le cadre du projet de rénovation du Capitol de l’État de l’Oregon (assemblée législative, 2013), l’équipe s’est divisée en sous-équipes chargées de s’occuper de l’emplacement, de la structure, de l’enveloppe, de la construction intérieure, de l’ameublement, des appareils et du matériel, ainsi que des applications informatiques ayant trait à la mécanique, à l’électricité et à la plomberie. La planification d’un nombre approximatif de réunions permet d’évaluer les coûts avec précision et de définir clairement ce que signifie réellement le terme « intégré ». L’attribution des tâches préparatoires à exécuter en vue de chaque réunion permet d’éviter la redondance de travaux et de définir les responsabilités individuelles. Il est conseillé :

• de s’entendre sur une méthode permettant une communication fréquente et efficace;
• de constituer des sous-équipes pour exécuter des tâches particulières;
• de programmer de façon stratégique des réunions de groupe afin de cerner des synergies.

Étude de cas : Usine de traitement d’eaux usées Lion’s Gate

«Les cabinets d’architectes qui ont respecté le processus de déroulement d’un projet mentionnent une économie de temps de 30 à 35 p. 100 dans la phase d’élaboration des documents techniques.» [Traduction] (John Boecker, 7group)

Communication au sein de l’équipe

Pendant que l’équipe élabore un processus de cheminement, il est opportun d’établir des normes de communicationde manière à ce que la prise de décisions se fasse avec toutes les personnes qui doivent y participer. Cette démarche peut aussi comprendre l’établissement de règles de communication par courriel ou en personne, en utilisant des outils de gestion de projet disponibles sur le Web, ou en se réunissant dans un lieu de travail commun. Il s’avère qu’un tel lieu de travail permet d’économiser du temps et de l’argent de façon importante, mais s’il n’est pas possible de disposer pleinement d’un tel lieu, il est envisageable de l’utiliser une partie de la semaine ou de permettre aux consultants de travailler sur d’autres projets lorsqu’ils se trouvent dans ce lieu. Il est conseillé :

• de trouver un lieu de travail commun pleinement disponible, dans la mesure du possible;
• d’établir des protocoles de communication les plus clairs possible;
• d’envisager le recours à des outils de gestion sur le Web ou dans des réseaux intranet.

Étude de cas : Rocky Mountain Institute Innovation Center

Utilisation d’un système de modélisation des données du bâtiment

Le système de modélisation des données du bâtiment (MDB) offre un ensemble d’outils numériques de conception et de réalisation dont peut se servir une équipe, ce qui lui permet d’économiser du temps et de l’argent. Selon une étude menée par Stanford en 2007, ce système donne la possibilité de réduire de 40 p. 100 le coût des modifications non budgétées, permet de réduire les estimations de coûts de 3 p. 100 par rapport aux estimations classiques (mais dans un laps de temps 80 p. 100 plus rapide), fait réaliser des économies de contrat de quelque 10 p. 100 en utilisant la fonction de détection d’interférences, et diminue le temps d’exécution du projet de 7 p. 100 (CIFE, 2007). S’il est adéquatement configuré, un système de MDB facilite la simulation du rendement, une fonction qui est importante pour vérifier si le projet est en voie d’atteindre les objectifs écologiques.

«Un modèle des données du bâtiment représente une plateforme de collaboration qui donne naturellement lieu à une communication intensive et à de l’interdépendance» [Traduction] (Howard Ashcraft, Hanson Bridgett LLP)