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Travailler avec nous

Adjoint·e aux unités Sensibilisation, relations extérieures et partenariats et Communications

Le Secrétariat de la CCE, dont le siège se trouve à Montréal (Québec), au Canada, est à la recherche d’une personne compétente et dévouée pour occuper à temps plein le poste d’adjoint·e aux unités Sensibilisation, relations extérieures et partenariats et Communications. La personne retenue doit avoir le droit de travailler légalement au Canada (c’est-à-dire détenir la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente).

La personne retenue relève de la chef d’unité, Sensibilisation, relations extérieures et partenariats, et du chef d’unité, Communications, mais collabore également avec toutes les autres unités du Secrétariat de la CCE.

La personne retenue offrira un soutien administratif et de coordination aux unités Sensibilisation, relations extérieures et partenariats et Communications dans la mise en œuvre de leurs travaux. Ce poste concerne principalement le soutien administratif, le suivi des budgets, la passation de contrats de services et d’approvisionnement, l’organisation de réunions et d’événements, ainsi que la gestion de l’information et des données. De plus, la personne aidera les deux unités à exécuter efficacement leurs plans de travail et stratégies et à soutenir toutes les unités de la CCE.

Nous vous invitons à postuler à cet emploi si vous souhaitez faire partie de deux équipes dynamiques, travailler au sein d’une organisation internationale, appuyer la protection de l’environnement nord‑américain, et si vous adhérez aux valeurs fondamentales d’intégrité, de transparence, d’inclusion, de collaboration et d’excellence de la CCE.

Principales responsabilités 

Soutien administratif aux unités 

  • Appuyer les unités, leurs flux de travaux, leur soutien à la CCE et à ses organes constitutifs, en particulier les autres unités au sein du Secrétariat, ainsi que leur communication avec des personnes de l’extérieur, qu’il s’agisse de membres du public ou de collaborateur·trices et de partenaires.
  • Appuyer les activités de l’équipe touchant des priorités, tâches et livrables stratégiques concernant les fonctions essentielles et les nouvelles priorités.
  • Faciliter les processus propres aux unités touchant la correction, la traduction et la révision de traductions de documents et de matériels, y compris les publications et le contenu destinés au public, au besoin.
  • Coordonner les préparatifs de voyage pour les unités, en exécutant toutes les tâches administratives requises, y compris le traitement des demandes de remboursement de frais de déplacement.
  • Appuyer les processus de production ou d’impression de documents de communication et de sensibilisation auprès de prestataires de services et l’expédition du nécessaire pour réunions et événements, y compris la coordination avec les équipes concernées de la CCE.

Organisation de réunions et d’événements 

  • Participer à la rédaction et à l’envoi d’invitations à des réunions, d’ordres du jour et d’autres documents nécessaires, coordonner les détails de la participation à l’ensemble des réunions et événements pertinents, et appuyer la préparation des matériels pour les réunions, y compris l’aide financière, au besoin.
  • Participer à l’organisation et au soutien des réunions, en fonction des besoins et des demandes du personnel.
  • Assister aux réunions, au besoin, et faciliter la coordination de la logistique afin d’assurer la bonne organisation et la ponctualité des réunions et événements, ce qui pourrait comprendre des matériels et documents, la participation à distance, des présentations et des services d’interprétation. Si les Services des réunions de la CCE sont présents, collaborer avec le représentant ou la représentante de cette unité pour assurer le respect des processus.
  • Suivre les procédures propres à l’unité Sensibilisation, relations extérieures et partenariats dans les échanges avec les collaborateur·trices et les partenaires.

Suivi des budgets et activités liées aux contrats 

  • Assurer la liaison avec l’unité Administration concernant les dépenses liées à l’unité.
  • Participer à la préparation des rapports trimestriels, au besoin.
  • Préparer les contrats et/ou les modifications, et les saisir dans le système budgétaire.
  • Appuyer les processus internes et externes de facturation et de gestion budgétaire.

Passation de contrats de services et d’approvisionnement 

  • Compiler et examiner tous les documents administratifs pertinents en vue de l’approbation de contrats en interne (p. ex. notes de service, évaluation des propositions, CV, etc.).
  • Participer à la préparation et à la rédaction des mandats (ce qui comprend les honoraires et les dépenses), préparer les modifications, faire le suivi des incidences sur le budget et respecter les processus internes d’approbation et d’établissement des budgets et des contrats.
  • Faciliter les processus d’approvisionnement, y compris la recherche initiale, la compilation de produits ou de services comparables, l’acquisition de matériel et la liaison avec les prestataires de services concernés et/ou les points de contact.
  • Communiquer avec les consultant·es et prestataires de services, au besoin, pour appuyer l’administration du contrat (p. ex. vérifier les coordonnées, confirmer le mode de paiement, déterminer l’état des factures ou des paiements).

Gestion de l’information et des données 

  • Participer aux activités de mesure du rendement, d’analytique, de suivi des indicateurs et de communication de rapports internes et aux gouvernements des unités.
  • Tenir et mettre à jour les bases de données de personnes-ressources, notamment le logiciel de gestion de l’engagement de la CCE (Borealis), et offrir de l’aide relativement aux plateformes comme QR Code Creator, Survey Monkey, Notion, Slido, Meltwater, Buffer, bureaux de presse, etc., et aux listes de collaborateur·trices, de partenaires et de médias, au besoin.
  • Offrir son soutien pour la compilation des données sur l’engagement et le rendement (p. ex. résultats de sondages, dossiers de communication, listes des participantes aux réunions, et médias sociaux et traditionnels) et pour l’analyse de données de base.
  • Participer à la gestion de l’information sur l’intranet et le site Web public, y compris la mise à jour du contenu, conformément aux pratiques exemplaires de l’industrie (en particulier en matière d’accessibilité), notamment le contenu de la bibliothèque de publications et les outils et ressources de la CCE.
  • Servir de point de contact principal pour les comptes de la boîte de courriels générale de la CCE.
  • Répondre aux besoins propres des unités en matière de gestion de fichiers concernant les lecteurs communs et les solutions infonuagiques.

Attributs et compétences

La personne retenue devra satisfaire aux exigences suivantes :

  • Diplôme d’études postsecondaires ou universitaires/certificat en administration, ou diplôme d’études postsecondaires (cégep) en administration ou dans un domaine connexe, ou combinaison d’études et d’expérience jugée équivalente dans le domaine de l’administration et expérience antérieure dans les domaines suivants : communication, affaires publiques, relations internationales, science de l’environnement ou domaines connexes, ou intérêt pour ces domaines.
  • Au moins trois ans d’expérience de travail dans un domaine ou un poste similaire.
  • Connaissance des procédures administratives et des opérations financières de bureau.
  • Connaissance des procédures et de la terminologie comptables et budgétaires et des processus de passation de contrats.
  • Connaissance des outils et programmes bureautiques.
  • Connaissance des communications ou de l’engagement du public et solides compétences en rédaction sont des atouts.
  • Excellentes aptitudes à l’organisation, à la gestion du temps, à l’établissement de priorités et à la planification.
  • Capacité de respecter les délais serrés et d’aider les autres à résoudre des problèmes de logistique.
  • Capacité de travailler sous une supervision limitée, avec des instructions claires.
  • Compétences interpersonnelles, aptitudes à la communication, discrétion et jugement.
  • Adaptabilité et souplesse dans un environnement dynamique et multiculturel.
  • Excellente connaissance de l’informatique (p. ex. parfaite maîtrise de Microsoft Office et des logiciels de collaboration en ligne).
  • Disponibilité pour faire des heures supplémentaires de façon limitée (p. ex. avant et pendant des événements) et pour voyager entre les trois pays, au besoin.
  • Les langues officielles de la CCE sont le français, l’anglais et l’espagnol. Une solide maîtrise des langues utilisées par la CCE constitue un atout.

Le travail est exécuté conformément à l’Accord de coopération environnementale, au chapitre 24 de l’Accord Canada-États-Unis-Mexique, aux résolutions et recommandations du Conseil de la CCE et à l’Accord de Siège entre le gouvernement du Canada et la Commission de coopération environnementale et le Québec.

La fourchette de salaire brut pour ce poste s’étend de 48 000 $ CA à 54 000 $ CA, pour une semaine de travail de 37,5 heures. La CCE offre également un régime d’avantages sociaux correspondant à 25 % de votre salaire annuel, qui inclut la couverture des soins de santé, l’épargne‑retraite (REER), un régime collectif d’épargne de la Banque Royale du Canada (RBC), ainsi que la couverture des dépenses personnelles.

Veuillez envoyer votre CV et une lettre d’accompagnement par courriel à l’adresse copassist@cec.org, d’ici au 13 septembre 2024 (avant la fermeture des bureaux). La CCE favorise l’équité en matière d’emploi et la diversité.

Nous n’accepterons aucune demande de renseignements par téléphone ou par courriel.

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à la CCE et souhaitons vous informer que nous ne répondrons qu’aux candidat·es présélectionné·es. Nous conserverons uniquement les curriculum vitæ des personnes présélectionnées dans nos dossiers pendant un an, et nous les prendrons en considération au cas où des postes appropriés seraient à pourvoir durant cette période.

Aperçu

État

Actif

Date limite

13 septembre 2024 à 17 h 00

Salaire/Budget

De 48 000 $ CA à 54 000 $ CA

Emplacement

Montréal (Québec)

Qui sommes-nous?

Les gouvernements du Canada, du Mexique et des États-Unis ont établi la Commission de coopération environnementale (CCE) en 1994 en vertu de l’Accord nord-américain de coopération dans le domaine de l’environnement, à savoir l’accord parallèle à l’Accord de libre-échange nord-américain en matière d’environnement. Or, depuis 2020 et conformément au nouvel Accord Canada‒États-Unis‒Mexique (ACEUM), elle est désormais régie par l’Accord de coopération environnementale (ACE). La CCE rassemble un éventail d’intervenants issus du grand public, de peuples autochtones, des jeunes, d’organisations non gouvernementales, du milieu universitaire et du domaine des affaires en vue de trouver des solutions qui permettent de protéger l’environnement que partagent les trois pays nord-américains, mais tout en favorisant un développement économique durable au profit des générations actuelles et futures.

La CCE réalise ses activités grâce au soutien financier du gouvernement du Canada, par l'entremise du ministère de l’Environnement et du Changement climatique, du gouvernement du Mexique, par l'entremise du Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales (ministère de l'Environnement et des Ressources naturelles), et du gouvernement des États-Unis, par l'entremise de l'Environmental Protection Agency (Agence de protection de l'environnement).

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à la CCE et devons vous informer que nous ne contacterons que les candidats présélectionnés. Nous conservons les curriculum vitæ pendant six (6) mois et les prenons en considération si nous avons des postes appropriés à pourvoir pendant cette période.