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Asistente, de las unidades de Difusión, vinculación y alianzas y Comunicación

El Secretariado de la Comisión para la Cooperación Ambiental (CCA), con sede en Montreal, Quebec, Canadá, busca una persona calificada y dedicada para ocupar un puesto a tiempo completo como asistente que apoye a las unidades de Difusión, relaciones y alianzas externas y Comunicación. Quienes se postulen deben cumplir los requisitos legales para trabajar en Canadá (ser ciudadano canadiense o contar con residencia permanente).

La persona que ocupe el cargo trabajará bajo la supervisión directa de los titulares de las unidades Difusión, relaciones y alianzas externas y Comunicación de la CCA y, a la vez, colaborará e interactuará con los equipos de todas las unidades y direcciones del Secretariado de la Comisión.

En términos generales, la labor consistirá en proporcionar asistencia administrativa y apoyo en tareas de coordinación a las unidades Difusión, relaciones y alianzas externas y Comunicación para la ejecución del trabajo de ambas en lo que respecta principalmente a control presupuestario, contratación de servicios y adquisiciones, organización de reuniones y eventos, y manejo de información y datos. Además, quien ocupe este puesto ayudará a ambas unidades a ejecutar de manera eficaz sus planes de trabajo y estrategias, así como a prestar apoyo a todas las unidades de la CCA.

Si te interesa contribuir a la protección del medio ambiente de América del Norte, formar parte de dos equipos dinámicos y trabajar para una organización internacional, y además eres una persona comprometida con nuestros valores centrales de integridad, transparencia, inclusión, colaboración y excelencia, te invitamos a responder a esta convocatoria y postularte.

Principales funciones y responsabilidades

Apoyo administrativo a las dos unidades

• Asistir a ambas unidades por cuanto al flujo de trabajo y el apoyo que ambas brindan a la CCA y sus órganos constituyentes, sobre todo a otras unidades integrantes del Secretariado, y auxiliar en la comunicación con particulares externos (público en general o colaboradores y socios).
• Brindar apoyo en actividades relacionadas con prioridades estratégicas, tareas, productos y resultados esperados, lo mismo en relación con funciones básicas que con prioridades emergentes.
• Facilitar los procesos específicos de cada unidad en lo relativo a edición, traducción y revisión de documentos y materiales, incluidas publicaciones y contenidos dirigidos al público, según sea necesario.
• Coordinar preparativos de viaje para ambas unidades, y encargarse de todas las tareas administrativas necesarias, incluida la tramitación de solicitudes de reembolso de gastos posteriores al viaje.
• Prestar asistencia en los procesos de producción e impresión de materiales de comunicación y divulgación (coordinación con proveedores), así como envío de artículos para reuniones y eventos, lo que incluye la debida coordinación con los equipos de la CCA correspondientes.

Organización de reuniones y eventos

• Ayudar a redactar y enviar invitaciones a reuniones, órdenes del día y demás documentación requerida; coordinar los datos de asistencia a todas las reuniones y eventos pertinentes, y prestar apoyo en la preparación de materiales para reuniones, lo que puede incluir tareas de asistencia financiera, cuando ésta se requiera.
• Participar en la programación de reuniones y prestar apoyo en las mismas, en función de las necesidades y peticiones del personal.
• Asistir a reuniones, cuando resulte necesario, y ayudar en la coordinación de la logística a fin de garantizar reuniones y eventos puntuales y bien organizados, lo que puede conllevar la organización de materiales y documentación para reuniones, al igual que la coordinación de participación a distancia, presentaciones y servicios de interpretación. En los casos en que participe el equipo del departamento de servicios para reuniones de la CCA, colaborar con dicha área para asegurar que se sigan los procesos establecidos.
• Seguir los procedimientos específicos de la unidad Difusión, relaciones y alianzas externas al interactuar con colaboradores y socios.

Control presupuestario y actividades relacionadas con contratos

• Actuar de enlace con la unidad de administración para tratar asuntos relacionados con los gastos de ambas unidades.
• Asistir en la preparación de informes trimestrales, según sea necesario.
• Preparar contratos o realizar modificaciones a los mismos, e introducirlos en el sistema presupuestario.
• Ayudar en los procesos internos y externos de facturación y control presupuestario.

Contratación de servicios y adquisiciones

• Compilar y revisar todos los documentos administrativos relevantes para el proceso interno de aprobación de contratos (por ejemplo, memorandos de justificación, evaluaciones de propuestas, currículos, entre otros).
• Colaborar en la elaboración y redacción de términos de referencia, incluidas pautas relativas a honorarios y gastos; preparar enmiendas; vigilar las implicaciones presupuestarias, y dar seguimiento a los procesos internos de aprobación y cierre de presupuestos y contrataciones.
• Facilitar los procesos de contratación de servicios y adquisición de materiales, lo que comprende elementos como la investigación inicial, la compilación de productos o servicios comparables y el contacto con proveedores o puntos de enlace pertinentes.
• Establecer contacto con consultores y proveedores de servicios, según convenga, para apoyar la administración del contrato (por ejemplo, verificar la información de contacto, confirmar la forma de pago y examinar el estado de facturación o pago, entre otras tareas).

Gestión de información y datos

• Colaborar en las actividades de medición del desempeño, análisis, seguimiento de métricas y elaboración de informes internos y oficiales de ambas unidades.
• Mantener y actualizar las bases de datos de contactos —lo que incluye el uso del software Borealis para la gestión de la participación de los grupos de interés de la organización— y prestar apoyo con plataformas como el creador de códigos QR, Survey Monkey, Notion, Slido, Meltwater, Buffer, medios de comunicación, etcétera, como a las listas de colaboradores, socios y medios de comunicación, según se requiera.
• Prestar apoyo en la recopilación de datos sobre participación y desempeño (por ejemplo, resultados de cuestionarios, registros de actividades de comunicación, listas de participantes en reuniones e indicadores en relación con medios de comunicación tradicionales y redes sociales) y respaldar el análisis básico de datos.
• Asistir en la gestión de la información tanto de la red interna de la organización (intranet) como del sitio web (visible al público en general), lo que incluye el mantenimiento de contenidos actualizados, conforme a las mejores prácticas, sobre todo en materia de accesibilidad, en general y también en la biblioteca de publicaciones y las herramientas y recursos de la CCA.
• Actuar como enlace principal para las cuentas generales de correo electrónico de la CCA.
• Apoyar con la atención a necesidades de gestión de archivos específicas de cada unidad en unidades de almacenamiento comunes y soluciones basadas en la nube.

Principales atributos y cualificaciones

La persona seleccionada para ocupar este puesto deberá cumplir los siguientes requisitos:

• Título universitario de estudios superiores en administración o diploma de estudios preuniversitarios y técnicos (Cégep en Quebec) en administración o campos relacionados, o una combinación de formación y experiencia que se considere equivalente en el ámbito de la administración con experiencia previa o interés en las áreas de comunicación, relaciones públicas, relaciones internacionales, ciencias ambientales o disciplinas afines.
• Experiencia mínima de tres años trabajando en un campo o puesto similar.
• Nociones de procedimientos administrativos y operaciones financieras pertinentes a la labor de una oficina.
• Conocimiento de procedimientos y terminología contables y presupuestarios, así como de procesos de contratación.
• Manejo de herramientas y programas informáticos de oficina.
• Gran capacidad de organización, administración del tiempo, establecimiento de prioridades y planificación.
• Capacidad para cumplir plazos bajo presión, así como para ayudar a otros a resolver problemas logísticos.
• Capacidad para trabajar con supervisión limitada y con instrucciones claras.
• Habilidades interpersonales y de comunicación, discreción y criterio.
• Adaptabilidad y flexibilidad en un entorno dinámico y multicultural.
• Excelentes habilidades computacionales y de manejo de software (conocimientos avanzados de la suite Microsoft Office y de programas de colaboración basados en la web).
• Capacidad para trabajar horas extras de forma limitada (por ejemplo, antes y durante los eventos) y disponibilidad para viajar entre los tres países, según sea necesario.

Contar con conocimientos en materia de comunicación o participación pública, así como una excelente capacidad de redacción, supondrá una ventaja. También se valorará el dominio o manejo superior de los idiomas oficiales de la CCA (español, francés e inglés).

El ejercicio de estas funciones se realiza de conformidad con el Acuerdo de Cooperación Ambiental (ACA); el capítulo 24 del Tratado entre México, Estados Unidos y Canadá (T-MEC); las resoluciones y recomendaciones del Consejo de la CCA; el Acuerdo de Sede entre el Gobierno de Canadá y la Comisión para la Cooperación Ambiental, y el Acuerdo de Sede entre el Gobierno de Quebec y la CCA.

El rango salarial bruto asignado a este puesto asciende a un mínimo de 48,000.00 y un máximo de 54,000.00 dólares canadienses ($C), con base en un horario semanal de 37.5 horas de trabajo. Además, la CCA ofrece cobertura de gastos médicos y prestaciones adicionales equivalentes al veinticinco por ciento (25%) del sueldo anual, según lo previsto en nuestro paquete de prestaciones, con plan de ahorro para el retiro, ahorro colectivo y cobertura de otros gastos de índole personal.

Envíe su carta de presentación y currículo antes del 13 de septiembre de 2024 (al cierre del día laboral) a la dirección de correo electrónico copassist@cec.org.

No se recibirán llamadas telefónicas ni mensajes de correo electrónico adicionales.

La Comisión para la Cooperación Ambiental promueve la equidad, la inclusión y la diversidad en sus prácticas de empleo y recursos humanos.

Agradecemos su interés en la Comisión y nos permitimos informarle que nos pondremos en contacto únicamente con las personas preseleccionadas, cuyos currículos conservaremos durante un año en nuestros archivos, de manera que podamos tomarlos en consideración para cualquier otra vacante relacionada que pudiera abrirse durante ese periodo.